Estimados Amigos
Por el presente Boletin envio un saludo y felicitaciones a los integrantes de la MISION SAO LUIS integrada por Roberto Hidalgo , Maria Angelica Riquelme y Helio Brochier los acuerdos a tomar en cuenta para la participacion en la 5ta. EXPO ESI AMLAT 2010
Stands de exposición.Los stands serán del tipo de la FECITEC que se realiza en Emperatriz, todos los proyectos deberán traer un poster de 90 de ancho x 1.20 de largo, que contenga al al menos el título, nombre de autores, nombre de asesor, nombre de la institución o escuela y país. El poster podrá contener texto, fotos, gráficos, etc… El comité organizador proveerá de alfileres o cinta para colgar los posters. Cada stand tendrá una mesa y dos sillas, y un contacto eléctrico de 220 Volts. Si algún proyecto necesita más de una conexión deberá traer consigo un multi-contacto. El comité organizador no proporcionará ningún material adicional (computadora, proyector, etc…). Los stands serán numerados del 1 al 250 con número grande y estarán ubicados por categoría. Los identificadores serán colocados a las orillas de los stands. Las mesas son de 60 x 60 cm. Se recomendará que los participantes traigan su mantel o cubierta para la mesa.
Disposición de autoridades al evento. Está confirmado la participación del Ministerio de Ciencia y Tecnología de Brasil como apoyo institucional. La FAPEMA Fundación de Investigación de Maranhao (en espera su apoyo), La Universidad del Estado de Maranhao, la estatal y la federal (apoyan con orientadores, evaluadores, autobuses).
Disponibilidad de hoteles. Se prevé hospedar a 400 personas aproximadamente, en 2 o 3 hoteles cercanos entre sí.
Utilización del Centro de Convenciones. Se realizó la vista al centro de convenciones. No se pagará renta ni servicios (solo generador en caso de ser necesario). El centro de convenciones cuenta para el evento con cuatro salas de reunión (una para recepción VIP, otra para evaluación, otra para el Comité de AMLAT y otra para servicios médicos), espacio de exposición para montaje de stands (lobby, foyer y otra sala grande), auditorio para 1500 personas y un salón para alimentos. También hay un espacio destinado para registro y otro para cafetería. Los salones y el espacio de exposición cuenta con internet inalámbrico. El centro de convenciones no cuenta con servicios médicos. Se hizo entrega de los mapas de ubicación y capacidades de los espacios dentro del Centro de Convenciones. Se deberán conseguir dos proyectores. Se deberá conseguir un servicio de cafetería. Se deberá colocar en el lobby un banner de bienvenida al evento y otro para patrocinadores.
Servicio de alimentación: los desayunos serán ofrecidos en los hoteles. La comida y la cena se realizará en el centro de convenciones. Se recomienda que los menús sean lo más común posible. Para el Comité de AMLAT e invitados especiales se ofrecerá una cena típica. Se propondrá un sistema de control de acceso al restaurant.
Actividades de recreación: se sugiere contar con cuatro actividades culturales típicas: boi, capoeira, tambor de criola, reagge. La noche cultural se llevará a cabo en el auditorio y cada país presentará un número típico de 3 o 4 minutos. La música y los videos en CD o DVD se deberá entregar en el registro. Se colocará en la web del evento la invitación a participar en la noche cultural. Se propone para la inauguración del 9 tambor de criola, la noche del 10 libre, la noche del 11 noche cultural, la noche del 12 capoeira, y la noche del 13 en la clausura presentación de boi.
Registro e Inscripción: La inscripción será de 250 USD. Los brasileños pagarán por depósito bancario y presentarán al momento de registro su comprobante de pago. Los participantes internacionales podrán pagar por transferencia bancaria o bien en el registro a su llegada. Para acompañantes que no sean jefes de delegación, profesor o estudiante deberá pagar 350 USD. Si el Comité Organizador recibe proyectos con registros propios los reenviará a los representantes de MILSET en ese país. Todos los participantes recibirán un paquete de participante que consistirá en una bolsa, una camiseta, un pin, una pluma, materiales turísticos y gafete. Estos paquetes serán distribuidos en el registro. En el registro habrá una fila para participantes nacionales, otra para internacionales, otra para pandillas científicas. Los diplomas serán entregados por delegación al ingresar a la ceremonia de clausura.
Programa de las ceremonias oficiales: Roberto Hidalgo y Alexandre Pasos realizarán la propuesta de los programas de inauguración y clausura del evento. (oradores, actos culturales, video de MILSET e Himno a las Américas y entrega de distinciones).
· Revisión de países participantes y número de proyectos. Se prevé la participación de los siguientes países: México (100), Costa Rica (5), República Dominicana (2), Colombia (20), Venezuela (3), Ecuador (2), Perú (15), Chile (35), Argentina (5), Uruguay (3), Paraguay (15), Brasil (150); otros países invitados que han mostrado interés: Rusia, España, Sudáfrica, Estados Unidos, República Checa, Eslovaquia (20). Con un total de 363 personas + organizadores total de 400 personas aproximadamente Con un total aproximado de 150 proyectos. Se sugiere invitar a más proyectos de la región.
· Evaluación de los proyectos: Un proyecto de cada país será seleccionado para ESI 2011 para Bratislava, para Brasil uno por región. Todos los participantes deberán recibir diploma de participación. Se entregarán tres distinciones por categoría y por país. El Comité Organizador entregará una propuesta de diploma para su revisión, el cual estará firmado por el Director de la ESI-AMLAT, el Presidente de MILSET AMLAT y el Presidente de MILSET. Mundial.
· Entrega de las Reglas de oro al comité organizador: Roberto Hidalgo entrega al Comité Organizador un documento que contienen las Reglas de Oro de organización de una ExpoCiencias, como guía de preparación del evento.
Para Ceremonias de Inauguración y Clausura es con vestimenta formal
Para Expo con uniforme escolar o de delegación (no se puede usar pantalón corto ni camisa sin manga)
· Promoción: Se realizará la divulgación en la prensa y en las escuelas locales para organizar un rol de visitas. A través de las Secretarías Estatales se hará la invitación a las escuelas oficiales e invitación directa a escuelas particulares.
· Coordinación de las Pandillas Científicas: María de los Ángeles Escobar envió una propuesta de organización de la villa de las Pandillas Científicas durante la expo. Esta propuesta será analizada por el Comité Organizador y será coordinada en colaboración con Angélica Riquelme
· Presupuesto general: El Comité Organizador elaborará un presupuesto del evento y lo enviará a MILSET AMLAT
· Amigos de delegación: serán estudiantes universitarios voluntarios aproximadamente 20, serán identificados con una camisa de otro color y de preferencia que sean bilingües.
· Página web:Se publicarán los proyectos y países participantes, información de hoteles, montaje de stands, recomendaciones, clima, seguridad, etc…)
· Colaboración de MILSET AMLAT en las Comisiones de organización: Se propone que los miembros de AMLAT puedan colaborar en alguna comisión específica dentro del evento, las propuestas son las siguientes: María Angélica Riquelme en Evaluación; María de los Ángeles Escobar en la Villa de las Pandillas Científicas, Helio Brochier en la Tesorería (inscripciones y membresías) así como en hospedaje, Atilio Buendía convocar y coordinar la Asamblea General de MILSET AMLAT y promoción de nuevos miembros, Jesús García en registro y Roberto Hidalgo en ceremonias y actividades oficiales. El comité organizador local enviará una lista con los nombres y los mails de los encargados de cada comisión en 15 dìas.
· Reuniones oficiales:Reunión con la Secretaría de Estado de Ciencia, Tecnología, Enseñanza Superior y Desarrollo Tecnológico de Maranhao. Joao Francisco Batalha, Jefe de Gabinete y posteriormente con Henio Henrique Aragao, Jefe de asesoría de Planeación y Acciones Estratégicas. Reunión en la Secretaría Estatal de Educación con María Raymunda y Ferdiana Lima, Jefe de Gabinete. Visita al Centro de Convenciones y reunión conNan Souza, Presidente la Oficina de Visitantes y Convenciones de Sao Luis y su equpio, visita a las instalaciones y cena. Reunión en el Instituto Federal de Educación, Ciencia y Tecnología con Fernando Antonio Carvalho de Lima, Pro-Rector de Extensión y Relaciones Internacionales; Roberto Brandao, Pro-Rector de Planeación y Administración; Natilene M. Brito, Jefe de Proyectos de Investigación; Virginia Freire, Asesora de Relaciones Internacionales. Reunión con Walter Canales, Pro-Rector de Investigación y Posgrado de la Universidad Estatal de Maranhao. Reunion en la Universidad Federal de Maranhao con Antonio José Silva Oliveira, Vice-Rector. Reunión en la Fundación de Amparo e Investigación para el Desarrollo Científico y Tecnológico de Maranhao FAPEMA con Gilza María PiedadePrazeres. Reunión en la Secretaría de Turismo.
OTROS PUNTOS A TRATAR:
Candidaturas para la ESI-AMLAT 2012: Se deberán presentar los documentos de candidatura durante la Asamblea General de MILSET AMLAT en Sao Luis para su votación. Al momento sólo se cuenta con la candidatura del Colegio Asunción Escalada de Paraguay. Atilio Buendía enviará a todos los miembros una carta de invitación para presentar candidaturas para 2012 y 2014.
Preparación de la Asamblea General de MILSET AMLAT en Sao Luis: Se han propuesto los siguientes puntos: Bienvenida, Reporte de Actividades de MILSET AMLAT 2009 – 2010, Presentación de la ESI 2011 en Bratislava, revisión y actualización de membresías, aprobación de nuevos miembros, presentación de la candidatura de la ESI-AMLAT 2012, apertura de las candidaturas de la ESI-AMLAT 2014, presentación del proyecto de Villa de las Pandillas Científicas, actualizar la agenda de actividades y eventos de MILSET AMLAT. Nota: Sólo podrán tener derecho a voto durante la Asamblea General los miembros que están al corriente con sus pagos.
Revisión de membresías de MILSET AMLAT: Se llevó a cabo la revisión de membresías y de pagos, realizando una lista actualizada de los miembros que están al corriente con sus cuotas, los miembros que deben cuotas y los nuevos miembros a presentarse durante la Asamblea General de MILSET AMLAT en Sao Luis. Se enviará una carta a todos aquellos miembros que no han pagado sus cuotas para solicitar el pago de las mismas durante la ESI-AMLAT en Sao Luis, de otra manera se dará de baja la membresía.
La Villa de las Pandillas Científicas: Se recomienda que el espacio de exposición de los niños dentro de ExpoCiencias sea al centro de la exposición. Se espera la recepción de un proyecto de programa por parte de María de los Ángeles Escobar, líder de Pandillas Científicas de México.
El Programa Evaluador Joven: El Comité de MILSET AMLAT ha tomado la decisión de aplicar este programa en alguna ocasión posterior, ya que se recomienda que haya una preparación de los estudiantes participantes con tiempo.
Relación con la UNESCO: Roberto Hidalgo como Presidente enviará una carta de presentación de MILSET a la UNESCO con sede en Chile y María Angélica se hará cargo de entregarla y establecer un primer contacto.
El Himno de las Américas y el Tema Musical de MILSET de Tono Alcalde: Se mostró estos documentos multimedia y fueron aprobados para su programación en las Ceremonias Oficiales de la ESI-AMLAT.
